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O contrato com a empresa de administração

Comece por saber o que já tem sem contrato nenhum. É mais do que a maioria das pessoas imagina, e muda a conversa.

O que já está garantido sem contrato

É o ponto mais importante desta página, porque desarma o argumento de que sem contrato não há nada a exigir. As funções do administrador estão fixadas na lei art. 1436.º CC: convocar e organizar as assembleias, executar as deliberações, cuidar da conservação das partes comuns, cobrar as quotas e administrar o fundo comum de reserva, apresentar três orçamentos nas obras de conservação extraordinária ou inovações, e emitir a declaração de dívida nas vendas, no prazo de dez dias art. 1424.º-A, n.º 2 CC.

E quem não cumpre essas funções é civilmente responsável pela omissão, sem prejuízo de eventual responsabilidade criminal art. 1436.º CC. Nada disto depende de uma assinatura num contrato.

Então para que serve o contrato

Para o que a lei deixa em aberto, e que é precisamente onde nascem os conflitos do dia a dia:

• O âmbito. Quantas assembleias por ano estão incluídas, que visitas ao edifício, que atendimento aos condóminos, e em que horário.
• Prazos de resposta. Em quanto tempo responde a um pedido escrito, a uma avaria, a um pedido de declaração.
• O que é extra. Deslocações, cópias, envios postais, assembleias adicionais, acompanhamento de obras. É aqui que aparecem as surpresas na fatura.
• A remuneração, que deve coincidir com o que a assembleia deliberou. Ver a guia da remuneração.
• O fim. Duração, forma de o terminar, e o que é entregue quando terminar. Ver mudar de empresa de administração.

O teste dos três documentos

Há uma verificação simples que vale mais do que ler cláusulas: a ata que fixou a remuneração, o contrato e a fatura têm de dizer o mesmo valor e o mesmo âmbito. Quando os três não coincidem, o problema não é de interpretação, é de contabilidade. E a fatura do honorário tem de existir e levar IVA: ver a guia das faturas e do IVA.

Antes de assinar, duas perguntas

A primeira: o que acontece no fim? Um contrato sem forma clara de o terminar, ou com renovação automática e aviso prévio longo, transforma uma má escolha num problema de anos.

A segunda: o que é entregue quando terminar? Contas, documentos de suporte, extractos, atas, contratos de fornecedores e acessos. É a pergunta que ninguém faz no início e todos fazem no fim.

Os restantes sinais a vigiar estão na guia dos sinais de alerta numa empresa de administração.