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Sinais de alerta numa empresa de administração

A maioria das empresas de administração faz isto correctamente. Esta página não é sobre elas: é sobre o que exigir, para reconhecer depressa as que não.

Cada sinal abaixo está escrito como o que pedir e porquê, com a norma à vista quando existe. Nenhum é uma acusação a ninguém, e vários têm explicações inocentes quando acontecem uma vez. O que conta é o padrão: pedidos por escrito sem resposta, sempre as mesmas recusas, e nada que se possa verificar.

O dinheiro

Quer a conta em nome da empresa, ou ser a única autorizada a movimentá-la. O fundo comum de reserva tem de estar depositado numa instituição bancária e a sua administração pertence à assembleia art. 4.º, n.º 3 DL 268/94. A conta é do condomínio, identificada com o número de pessoa colectiva dele, e os poderes de movimentação nascem de deliberação, provada pela ata. Ver a guia da conta bancária do condomínio.

Mistura o dinheiro de vários condomínios na mesma conta. Se a administração do fundo de cada condomínio pertence à assembleia desse condomínio, um saldo agregado impede qualquer delas de saber o que é seu.

Pede as quotas para uma conta pessoal. Mesmo em prédios pequenos, mesmo com confiança de anos. É por aqui que começam os casos que acabam em tribunal: ver dinheiro do condomínio desaparecido.

Não emite fatura do honorário, ou entrega um papel sem IVA. É o sinal mais objectivo de todos, porque não exige julgamento nenhum. O honorário da empresa é prestação de serviços, está sujeito a IVA e tem de ser faturado; a quota aprovada em assembleia é outra coisa e não leva IVA. Ver a guia das faturas e do IVA.

Os papéis

Entrega as pastas e diz que prestou contas. Não prestou. A jurisprudência firmou que entregar as pastas dos documentos contabilísticos não exonera o administrador de prestar contas: só a aprovação de quem tem direito a exigi-las extingue a obrigação. Prestar contas é explicar, com documentação de suporte das receitas e das despesas. Ver a guia da aprovação e consulta das contas.

Nunca mostra o extracto bancário. Ele existe, porque a lei manda o fundo estar depositado num banco art. 4.º, n.º 3 DL 268/94. É o documento que permite confrontar o declarado com o movimentado.

Não convoca a assembleia das contas. As contas e o orçamento são discutidos e aprovados em assembleia art. 1431.º CC, e a convocação tem forma e prazos próprios art. 1432.º CC.

Recusa-se a assinar contrato, ou propõe um sem forma de o terminar. A recusa não a liberta das funções da lei, mas deixa sem termos escritos o âmbito, os prazos de resposta e o que se paga a mais. Uma empresa que cumpre o que promete não perde nada por o escrever. Ver a guia do contrato.

As obras

Não apresenta três orçamentos de proveniências diferentes. Em obras de conservação extraordinária ou que constituam inovação, isto é um dever do administrador e não uma cortesia art. 1436.º CC. A sua ausência é um facto verificável, e dos mais fáceis de demonstrar.

Apresenta sempre o mesmo fornecedor, sem alternativas. Ou apresenta três propostas da mesma origem, cumprindo a forma e falhando a finalidade. Ver a guia dos três orçamentos.

Os prazos

Demora mais de dez dias a emitir a declaração de dívida, ou exige o pagamento para a emitir. O prazo é de dez dias a contar do pedido, e a lei não prevê qualquer condição de pagamento prévio art. 1424.º-A, n.os 1 e 2 CC. Havendo dívida, a declaração emite-se com a dívida lá escrita. Ver a guia da declaração de não dívida.

Não entrega o arquivo quando é substituída. A saída do cargo não apaga a responsabilidade pelo que se fez e não se fez art. 1436.º CC, e as contas não se dão por prestadas só porque a passagem tem pressa. Ver mudar de empresa de administração.

A alternativa que muita gente não considera

O cargo pode ser exercido por um condómino, e a lei não exige qualificação nem licença para o fazer art. 1435.º CC. Não é para todos os prédios, e dá trabalho a sério, mas é uma das duas formas que a lei prevê. Ver a guia da auto-gestão e as obrigações do administrador, que são as mesmas para todos.