Guias›Proteção de dados

Proteção de dados no condomínio: o que se pode e não se pode afixar

Um condomínio trata dados pessoais todos os dias, com toda a legitimidade. O problema raramente é recolhê-los: é o que se faz com eles a seguir, e o átrio do prédio é onde mais se erra.

O condomínio trata dados, e isso é normal

A própria lei do condomínio manda recolher dados pessoais: os condóminos devem informar o administrador do seu número de contribuinte, morada, contactos telefónicos e endereço de correio eletrónico, e atualizar essas informações sempre que mudem art. 3.º DL 268/94. Há portanto base legal para o tratamento, e ninguém tem de pedir desculpa por manter um cadastro de condóminos.

O que daqui decorre é o enquadramento: quem administra é responsável pelo tratamento desses dados, mesmo quando a administração está entregue a uma empresa. A responsabilidade não se transfere com a tarefa.

A lista de devedores no átrio

É a questão mais frequente, e tem resposta conhecida. A Comissão Nacional de Proteção de Dados entendeu que a afixação no hall de entrada não constitui afixação em local privado, e que a divulgação dos nomes dos condóminos em dívida viola o direito à proteção dos dados pessoais e ao bom nome.

Note-se o que isto não significa. Não significa que a dívida deixe de existir, nem que não possa ser cobrada: a ata que delibera as contribuições é título executivo art. 6.º DL 268/94, e o administrador tem o dever de instaurar a ação de cobrança art. 6.º, n.º 5 DL 268/94. A via é essa, não o cartaz. Ver como cobrar a quem não paga.

O que se pode afixar no prédio

Há coisas que a lei manda mesmo afixar. Na entrada do prédio, ou em local de passagem comum, deve ser afixada a identificação do administrador em exercício, ou de quem provisoriamente desempenhe essas funções art. 3.º DL 268/94. E o administrador deve assegurar a publicitação das regras de segurança do edifício, designadamente as dos equipamentos de uso comum.

Convocatórias, avisos de obras e informações de serviço não levantam problema enquanto não revelarem informação pessoal desnecessária. O critério é simples e aplica-se bem: qual é a finalidade daquele papel ali, e precisa mesmo do nome de alguém para a cumprir?

Pedidos de dados por terceiros

A administração não pode entregar dados dos condóminos a terceiros sem fundamento. A exceção óbvia são os deveres legais de informação, como a comunicação de alienação ao administrador, que a própria lei exige e que inclui o nome completo e o NIF do novo proprietário art. 3.º DL 268/94. Ver comunicação de alienação de fração.

E há quem tenha direito de acesso próprio: os terceiros titulares de direitos relativos às frações podem consultar as atas art. 1.º, n.º 5 DL 268/94 e receber cópia do regulamento art. 9.º DL 268/94.

Boas práticas de quem administra

Recolher só o que precisa e para a finalidade declarada; guardar com cuidado, sobretudo quando há dados bancários; não reutilizar a lista de emails para outros fins, e enviar comunicações em cópia oculta; apagar o que deixou de ser necessário, tendo em conta os prazos de conservação de documentos contabilísticos e legais; e, numa mudança de administração, transferir os dados de forma controlada em vez de os deixar espalhados por caixas de correio pessoais. Ver mudar de empresa de administração.

A videovigilância é um caso à parte e com exigências próprias, incluindo a posição da CNPD sobre o consentimento necessário: ver videovigilância nas partes comuns.