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Como escolher software de gestão de condomínios

A pergunta útil não é que funcionalidades tem. É o que acontece quando as coisas correm mal: quando quer sair, quando a assembleia pede contas, e quando alguém contesta uma quota.

Os critérios, por ordem de importância

1. Saída de dados, testada antes de entrar

   Peça uma exportação completa durante a avaliação: condóminos, frações e permilagens, movimentos, quotas, pagamentos, documentos e atas. Em formatos abertos, legíveis sem a plataforma.

   Se a exportação não existe, ou é um PDF de resumo, o custo de sair passa a ser refazer tudo à mão, e isso condiciona todas as decisões seguintes. É o critério que mais vezes se descobre tarde.

2. Fidelidade às regras legais, e não só aritmética bonita

   Teste com um caso real. O fundo comum de reserva é obrigatório e corresponde a pelo menos 10% da quota-parte nas restantes despesas art. 4.º DL 268/94: veja se a plataforma o calcula sobre a base certa e se o apresenta separado. As quotas saem da permilagem do título art. 1418.º CC: veja se aceita permilagens que não somam mil e se avisa.

   E as maiorias: inovações exigem dois terços art. 1425.º CC, obras na fachada também art. 1422.º, n.º 3 CC. Uma plataforma que trate tudo como maioria simples vai produzir atas que não sustentam deliberações.

3. Contas que se conseguem prestar

   O administrador tem de prestar contas à assembleia art. 1436.º CC. Pergunte como se gera o mapa de receitas e despesas por rubrica, o extrato por fração e o mapa de dívidas, e se cada linha se liga ao documento que a suporta. Contas que não se ligam a documentos são contas que se discutem.

4. Permissões alinhadas com a lei

   Um condómino tem direito a consultar as atas art. 1.º, n.º 5 DL 268/94 e a conhecer as contas, e não tem direito a ver os dados pessoais dos vizinhos. Veja o que o portal do residente mostra a quem, e lembre-se de que afixar nomes de devedores é problema de proteção de dados: ver proteção de dados no condomínio.

5. Segurança e continuidade, em perguntas simples

   Onde ficam os dados, quem lhes acede do lado do fornecedor, com que frequência há cópias de segurança e como se recupera. E o que acontece se deixar de pagar: os dados ficam acessíveis durante quanto tempo?

Perguntas para fazer numa demonstração

Leve um caso do seu prédio, não aceite o exemplo da demonstração. Peça para fazer, ali, estas cinco coisas: lançar o orçamento do ano e ver as quotas resultantes por fração; registar um pagamento parcial e ver como fica o extrato; emitir um recibo; exportar tudo; e produzir a ata de uma deliberação que exija dois terços, verificando se o sistema calcula a maioria pela permilagem e não por cabeças.

Essa última pergunta separa plataformas depressa, porque o voto conta-se por permilagem art. 1432.º, n.º 5 CC e nem todas o fazem.

O que não é critério, por muito que pareça

O número de funcionalidades no site. A existência de aplicação para telemóvel, se o essencial não funcionar bem no navegador. E o preço mais baixo, se a migração para fora for impossível: o desconto de hoje paga-se no dia em que quiser mudar.

Também não é critério a plataforma prometer tratar de coisas que a lei não lhe deixa tratar. Há documentos que são do condomínio e dependem de quem administra, e nenhuma ferramenta os substitui: ver a declaração de não dívida.

Autogestão, ou empresa, ou os dois

Software não é o mesmo que administração. Um condomínio em autogestão usa a ferramenta para se organizar; um condomínio com empresa contratada deve perceber se a ferramenta é dele ou do fornecedor, porque isso decide o que acontece quando mudar de empresa.

Ver autogestão de condomínio, o contrato com a empresa de administração e mudar de empresa de administração, onde esta questão aparece de novo e com dinheiro em cima da mesa.