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Livro de atas do condomínio: o que a lei exige hoje

A expressão é antiga e a prática mudou. O que a lei exige não é um livro comprado na papelaria: é que as atas existam, sejam aprovadas, fiquem guardadas e possam ser consultadas por quem a elas tem direito.

O que a ata tem de conter

A ata contém um resumo do que de essencial se tiver passado na assembleia, indicando designadamente: a data e o local da reunião, os condóminos presentes e ausentes, os assuntos apreciados, as decisões e deliberações tomadas com o resultado de cada votação, e o facto de a ata ter sido lida e aprovada art. 1.º DL 268/94.

O resultado de cada votação não é um detalhe de estilo. É o que permite depois verificar se uma deliberação reuniu a maioria que a lei exigia, e é o primeiro documento que se lê quando se discute uma impugnação. Ver quórum e maiorias e o que tem de constar da ata.

Assinar hoje: papel, assinatura eletrónica ou email

Desde a reforma de 2022 a lei acompanha a prática. A assinatura e a subscrição da ata podem ser efetuadas por assinatura eletrónica qualificada ou por assinatura manuscrita, aposta sobre o documento original ou sobre documento digitalizado que contenha outras assinaturas.

E vale como subscrição a declaração do condómino enviada por correio eletrónico para o endereço da administração, em como concorda com o conteúdo da ata que lhe tenha sido remetida pela mesma via, devendo essa declaração ser junta como anexo ao original da ata.

Compete à administração escolher um ou vários destes meios e definir a ordem de recolha das assinaturas ou das declarações, de forma a assegurar a aposição das assinaturas num único documento. Ou seja: a lei dá liberdade de meio, mas exige que o resultado seja um documento coerente, e não assinaturas dispersas.

Guardar e deixar consultar

Incumbe ao administrador, ainda que provisório, guardar as atas e facultar a respetiva consulta, quer aos condóminos quer aos terceiros titulares de direitos relativos às frações art. 1.º, n.º 5 DL 268/94. Não é uma cortesia: é um dever, e a sua recusa é um sinal de alerta sério numa administração.

Juntam-se-lhe outros deveres de guarda: as cópias autenticadas dos documentos usados para instruir o processo de constituição da propriedade horizontal art. 2.º DL 268/94, e a obrigação de facultar cópia do regulamento a esses terceiros art. 9.º DL 268/94. Ver aprovação e consulta das contas e as obrigações do administrador.

A ata que vale como título executivo

Há uma ata com um efeito próprio e que compensa tratar com cuidado: a que delibera as contribuições. Mencionando o montante anual a pagar por cada condómino e a data de vencimento das obrigações, constitui título executivo contra quem não pagar art. 6.º DL 268/94. Ver como cobrar a quem não paga.

E o livro em si?

A lei que hoje regula esta matéria fala de atas, da sua aprovação, da sua assinatura e da sua guarda, e não impõe um suporte em concreto. Na prática, o que faz falta não é o livro: é a sequência completa e consultável, com as votações registadas e os anexos no sítio certo, incluindo as declarações enviadas por email.

Numa mudança de administração, as atas são o primeiro acervo a transitar, e a sua falta é um problema sério para quem entra: ver mudar de empresa de administração.