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Fui eleito administrador de condomínio: e agora?

O cargo chega quase sempre sem manual, e muitas vezes sem entusiasmo. Esta página é a ordem por que convém fazer as coisas nas primeiras semanas, e o que a lei lhe passou a exigir no momento em que aceitou.

As primeiras semanas, por ordem

1. Receber o acervo, com lista assinada

   Atas, regulamento, título constitutivo e documentos da constituição da propriedade horizontal, apólice de seguro, contratos em vigor, extratos bancários, mapa de quotas e de dívidas, e relatórios de manutenção e inspeção do elevador.

   Faça um documento com o que recebeu e o que não recebeu, e peça assinatura. É o que o protege a si e o que mostra ao condomínio o ponto de partida real. Ver mudar de empresa de administração.

2. Conta bancária do condomínio, em nome do condomínio

   Nunca na sua conta pessoal, nunca na da empresa. O dinheiro é do condomínio e tem de estar à vista dele. Ver a conta bancária do condomínio.

3. Confirmar o seguro de incêndio e a sua atualização

   É obrigatório art. 1429.º CC, e a atualização é anual art. 5.º DL 268/94. Confirme que existe, que está pago e qual o capital. Ver o seguro obrigatório.

4. Verificar o fundo comum de reserva

   É obrigatório, com pelo menos 10% da quota-parte de cada condómino nas restantes despesas art. 4.º DL 268/94, e a sua administração pertence à assembleia. Ver o fundo de reserva.

5. Ver se há regulamento, e elaborá-lo se não houver

   Com mais de quatro condóminos, e não constando do título, deve existir art. 1429.º-A CC. Se a assembleia não o fez, a tarefa é sua. E deve prever quem administra na sua falta ou impedimento art. 7.º DL 268/94. Ver o regulamento.

6. Preparar o orçamento e as quotas do exercício

   É a peça que organiza o ano e de onde sai a quota de cada fração, pela permilagem. Ver o orçamento anual e como se calcula a quota.

O que a lei lhe passou a exigir

As funções estão enumeradas na lei e vão muito além de cobrar quotas: convocar a assembleia, executar as suas deliberações, cuidar da conservação e fruição das partes comuns, realizar os atos conservatórios dos direitos do condomínio, prestar contas, e exigir dos condóminos a sua quota-parte art. 1436.º CC. E responde civilmente pelas omissões.

A estas juntam-se deveres de forma, que são os que mais se esquecem: afixar a sua identificação na entrada do prédio art. 3.º DL 268/94, guardar as atas e facultar a sua consulta art. 1.º, n.º 5 DL 268/94, publicitar as regras de segurança do edifício, e facultar cópia do regulamento aos terceiros titulares de direitos sobre as frações art. 9.º DL 268/94.

Convocar bem, para não perder o ano

A assembleia ordinária reúne na primeira quinzena de janeiro art. 1431.º CC, e a convocatória tem exigências de prazo, forma e ordem de trabalhos art. 1432.º CC. Uma deliberação sobre matéria não convocada é impugnável art. 1433.º CC, e é assim que se perdem orçamentos inteiros.

Ver prazos e forma da convocatória, quórum e maiorias.

Hábitos que evitam quase todos os conflitos

Escrever tudo o que decide e porquê, e guardar com data. Três orçamentos de proveniências diferentes antes de qualquer obra que não seja corrente art. 1436.º CC. Prestar contas com documentos, e não com um resumo. E não afixar nomes de devedores no átrio, que é ilegal e desnecessário: ver proteção de dados no condomínio.

Pode ser pago, e pode recusar

O cargo é remunerável se a assembleia assim o deliberar: ver remuneração do administrador. E se o que quer é entregar o lugar, ou se o condomínio quer substituí-lo, as regras estão em eleição e mandato e em destituir o administrador.

Se o condomínio está a pensar entregar a administração a uma empresa, há duas guias que lhe poupam dinheiro: o contrato com a empresa e os sinais de alerta.